Recorde-se que este Serviço foi certificado pela primeira vez em 2009, ano em que concluiu a 3.ª fase de um Projeto Integrado de Logística Hospitalar, que teve início em Agosto de 2007, com a beneficiação do seu armazém e com a reformulação do processo logístico, através do sistema e-kanban.
Trata-se de um sistema inovador que permite fazer o registo de todos os produtos consumidos, através de um PDA (terminal móvel), garantindo a existência de um inventário permanente, atualizado online, cuja informação é recebida no armazém. Desta forma, é o próprio sistema que faz os alertas da quantidade de material a repor nos serviços, face aos níveis acordados, que pode ser ajustado em função das necessidades e/ou dos objetivos da Organização.
Atualmente este sistema já está implementado em 56 serviços clínicos/armazéns periféricos. Em três destes serviços (Bloco Operatório, Unidade de Cirurgia do Ambulatório e Técnicas de Gastrenterologia) está instituído um sistema de imputação ao doente, de todo o custeio e receita associada ao ato. Este processo foi pioneiro no CHBM e derivou do modelo e-kanban, tendo sido referenciado com uma boa prática e recomendado em Relatórios de Auditoria do Tribunal de Contas.
Em 2013, e face ao volume financeiro envolvido, o sistema e-kanban foi alargado aos reagentes com o objetivo de reduzir os stocks e controlar os consumos. Relativamente ao material consignado, que representa 50% do valor de consumo de dispositivos médicos, é possível garantir a sua rastreabilidade devido à conclusão de um sistema de registo informático.
De referir que este modelo de reposição, e a tecnologia inerente, permitiu nos últimos anos reduzir os stocks existentes nos Serviços Clínicos, bem como no Armazém Geral, rentabilizar os recursos humanos e materiais, e fazer o controlo efetivo dos prazos de validade dos bens, evitando desperdícios.
Com este projeto o Serviço de Aprovisionamento do CHBM recebeu o primeiro prémio para Equipas de Melhoria, num concurso realizado pela Associação Portuguesa de Qualidade em 2009, e também o prémio “Qualidade em Saúde: Certificação” dos Prémios Hospital do Futuro 2009/2010. De realçar que foi o primeiro do Serviço Nacional de Saúde (SNS) a obter esta certificação e o segundo a implementar o projeto e-kanban.
No âmbito do Sistema Integrado de Logística Hospitalar, e como serviço de referência a nível nacional, o Serviço de Aprovisionamento do CHBM recebeu a visita de vários Hospitais públicos e privados, como por exemplo: Centro Hospitalar do Barlavento Algarvio, Centro Hospitalar do Baixo Alentejo, Unidade Local de Saúde do Funchal, Hospital de Santo Espírito de Angra do Heroísmo, Hospitais da Universidade de Coimbra, Grupo José de Mello Saúde, Hospital Agostinho Neto em Cabo Verde e Hospital de Angola. Destaque para a visita do Hospital Mater Dei, o maior e mais importante Hospital de Malta, em Abril de 2010. Esta visita teve como objetivo ver a execução prática de algumas soluções para logística hospitalar, implementadas pela BIQ na Unidade Hospitalar do Barreiro.
Segundo a Diretora do Serviço de Aprovisionamento, Dra. Vanessa Paulino, a certificação do serviço desde 2009 só tem sido possível devido ao envolvimento de todos os profissionais do serviço, que com o seu empenho e dedicação assumiram o compromisso de melhoria contínua; sem esquecer a colaboração dos clientes internos, bem como ao apoio do Conselho de Administração.